Istruzioni, procedure passo-passo ed esempi per utilizzare al meglio le principali funzionalità di Orbix CRM.
1. Primi passi
Accesso, dashboard e navigazione
Questa sezione introduce le funzioni base di Orbix CRM e ti aiuta a orientarti nell’ambiente di lavoro.
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Dashboard
Marketing
Vendite
Inventario
Supporto
Progetti
Strumenti
Documenti
Opportunità aperte128
Valore pipeline€245.300
Attività oggi18
Lead nuovi24
Pipeline di Vendite
Importo Totale per Fase di Vendita
⭐ Migliori Opportunità
Nome OpportunitàImportoNome Azienda
Progetto Alpha€13.000Azienda Demo Srl
Fornitura Servizio Beta€6.000Cliente Esempio Spa
🔒
1.1 Accesso alla piattaforma
Per utilizzare Orbix CRM accedi all’indirizzo fornito dalla tua azienda e inserisci le tue credenziali.
1Apri la pagina di login di Orbix CRM.
2Inserisci nome utente e password.
3Conferma l’accesso.
4Se previsto, completa la verifica di sicurezza.
✓
Usa sempre credenziali personali: le attività registrate nel sistema vengono associate all’utente che le esegue.
▦
1.2 Dashboard
La dashboard è la prima pagina visualizzata dopo l’accesso. Mostra in modo immediato le informazioni più importanti e i dati aggiornati in tempo reale.
✓Widget personalizzabili con KPI, grafici e tabelle.
✓Attività in scadenza e promemoria.
✓Accesso rapido alle sezioni più utilizzate.
i
Puoi personalizzare la dashboard aggiungendo o rimuovendo widget in base alle tue esigenze.
🧭
1.3 Navigazione
Orbix CRM è progettato per offrirti una navigazione semplice e veloce.
✓
Menu laterale: accedi a tutte le aree funzionali.
✓
Barra superiore: ricerca globale, notifiche, impostazioni e profilo utente.
✓
Ricerca globale: trova rapidamente record, contatti, aziende e documenti.
✓
Preferiti: aggiungi le pagine che usi più spesso per accedervi con un clic.
!
Nota importanteL’interfaccia può variare leggermente in base ai permessi dell’utente e alle personalizzazioni della tua azienda.
2. Anagrafiche
Aziende, contatti e lead
Le anagrafiche sono la base del CRM: dati puliti e aggiornati rendono più efficaci vendite, comunicazioni e report.
🏢
2.1 Aziende
Il modulo Aziende raccoglie clienti, prospect, partner e fornitori. Ogni azienda può essere collegata a contatti, opportunità, attività, documenti e comunicazioni.
1Apri il modulo Aziende.
2Clicca su Nuova azienda.
3Compila ragione sociale, indirizzo, telefono, email, sito e categoria.
4Assegna il proprietario del record.
5Salva e verifica la scheda.
👤
2.2 Contatti
Il contatto rappresenta una persona fisica collegata a un’azienda o gestita singolarmente.
Campi consigliati
Nome e cognome
Email e telefono
Ruolo aziendale
Azienda collegata
Consenso comunicazioni
Buone pratiche
Evita contatti duplicati
Compila sempre l’azienda
Aggiorna i recapiti
Registra note sintetiche
🎯
2.3 Lead
Il lead è una richiesta o un contatto commerciale non ancora qualificato. Dopo la qualificazione può essere convertito in azienda, contatto e opportunità.
1Inserisci fonte, dati di contatto e richiesta.
2Assegna il lead al referente corretto.
3Registra il primo contatto.
4Aggiorna lo stato di lavorazione.
5Converti il lead quando è qualificato.
!
Prima di creare un nuovo record, esegui sempre una ricerca per evitare duplicati.
3. Commerciale
Opportunità, attività e calendario
Segui trattative, appuntamenti e follow-up con fasi chiare, scadenze e responsabilità assegnate.
💼
3.1 Opportunità
Un’opportunità rappresenta una possibile vendita o trattativa concreta.
1Apri il modulo Opportunità.
2Crea una nuova opportunità.
3Collega azienda e referente.
4Inserisci valore stimato, fase e data prevista di chiusura.
5Salva e pianifica il prossimo follow-up.
📌
3.2 Pipeline
La pipeline deve rappresentare la situazione reale delle trattative.
✓Nuova opportunità
✓Analisi esigenza
✓Preventivo inviato
✓Negoziazione
✓Chiusa vinta o chiusa persa
!
Ogni opportunità aperta dovrebbe avere una prossima attività pianificata.
📅
3.3 Attività e calendario
Task, telefonate, riunioni e appuntamenti aiutano a non perdere scadenze e azioni commerciali.
Task
Azioni da completare
Promemoria interni
Follow-up commerciali
Eventi
Riunioni
Telefonate programmate
Appuntamenti con clienti
4. Documenti e PDF Maker
Preventivi, ordini e documenti
Genera documenti commerciali e PDF partendo dai dati presenti in Orbix CRM, riducendo inserimenti manuali ed errori.
🧾
4.1 Preventivi
1Apri Preventivi o parti da azienda/opportunità.
2Seleziona cliente e referente.
3Inserisci prodotti, servizi, quantità e prezzi.
4Controlla sconti, IVA, condizioni e validità.
5Salva il preventivo.
📄
4.2 PDF Maker
PDF Maker crea documenti PDF utilizzando modelli predefiniti e dati dinamici del CRM.
1Apri il record da cui generare il documento.
2Seleziona l’azione di generazione PDF.
3Scegli il template corretto.
4Genera l’anteprima.
5Controlla contenuti e impaginazione.
6Scarica o invia il PDF.
✓
Se un dato non compare nel PDF, controlla che sia presente e salvato nella scheda di origine.
📁
4.3 Archivio documenti
Carica contratti, offerte, schede tecniche e allegati collegandoli al record corretto.
✓Usa nomi file chiari.
✓Collega sempre il documento a cliente o opportunità.
✓Evita versioni duplicate non necessarie.
5. Email Maker
Comunicazioni e template email
Email Maker consente di inviare comunicazioni coerenti, personalizzate e tracciate direttamente da Orbix CRM.
✉️
5.1 Invio email
1Apri la scheda del destinatario.
2Verifica l’indirizzo email.
3Scegli l’azione di invio email.
4Scrivi il messaggio o seleziona un template.
5Controlla oggetto, destinatari e allegati.
6Invia e verifica lo storico.
🧩
5.2 Template
Commerciali
Primo contatto
Invio preventivo
Follow-up proposta
Ringraziamento dopo appuntamento
Operativi
Conferma richiesta
Promemoria documenti
Aggiornamento pratica
Comunicazioni di servizio
!
Anche quando usi un template, rileggi sempre il messaggio prima dell’invio.
6. Email Marketing
Newsletter, campagne e report
Crea campagne, segmenta i destinatari, invia comunicazioni massive e monitora aperture, clic e risultati.
📣
6.1 Preparare una campagna
1Definisci obiettivo e pubblico.
2Verifica consenso e dati di contatto.
3Scegli il template email.
4Controlla testo, oggetto, link e immagini.
5Esegui un invio di test.
🎚️
6.2 Segmentazione
Una comunicazione mirata è più efficace e riduce invii non pertinenti.
✓Tipologia cliente o prospect
✓Area geografica
✓Settore
✓Interesse dichiarato
✓Storico interazioni
📈
6.3 Risultati
Indicatori
Email inviate
Aperture
Clic
Errori di consegna
Disiscrizioni
Interpretazione
Aperture basse: oggetto o target da rivedere
Clic bassi: contenuto o call to action debole
Bounce alti: database da pulire
7. Report, dashboard e automazioni
Analisi, workflow e processi
Monitora il lavoro, analizza le performance e sfrutta automazioni configurate per ridurre attività ripetitive.
📊
7.1 Report
1Apri il modulo Report.
2Scegli il report disponibile.
3Applica filtri per periodo, utente, stato o modulo.
4Consulta risultati e dettagli.
5Esporta solo se necessario.
⚙️
7.2 Automazioni
Le automazioni possono inviare notifiche, creare attività, aggiornare campi o attivare comunicazioni in base a condizioni definite.
✓Assegnazione automatica lead
✓Creazione task dopo apertura opportunità
✓Email automatica dopo cambio stato
✓Promemoria su scadenze
i
L’utente finale normalmente non modifica i workflow, ma deve conoscerne gli effetti.
8. Sicurezza e impostazioni
Ruoli, permessi e configurazioni
Orbix CRM mostra dati e funzioni in base al profilo dell’utente e ai permessi assegnati.
🛡️
8.1 Permessi utente
I permessi determinano quali moduli, record e azioni sono disponibili.
✓Visibilità dei moduli
✓Creazione, modifica o eliminazione record
✓Accesso a report e dashboard
✓Gestione documenti e comunicazioni
👤
8.2 Profilo personale
Nel profilo personale puoi consultare o aggiornare alcune preferenze disponibili, come dati utente, lingua, notifiche e impostazioni consentite.
!
Per modifiche a ruoli, permessi o configurazioni avanzate contatta l’amministratore Orbix CRM della tua azienda.
9. Best practice
Consigli operativi e suggerimenti
Regole semplici per mantenere il CRM ordinato, affidabile e utile al lavoro quotidiano.
🎓
9.1 Qualità dei dati
✓Cerca sempre prima di creare un nuovo record.
✓Compila i campi principali in modo completo.
✓Aggiorna stati, scadenze e responsabili.
✓Usa note sintetiche ma comprensibili.
✓Chiudi le attività completate.
✅
9.2 Prima di inviare
✓
Prima di inviare email, PDF o campagne controlla destinatari, allegati, dati automatici e consenso alla comunicazione.
10. FAQ
Domande frequenti
Risposte rapide ai dubbi più comuni nell’utilizzo quotidiano di Orbix CRM.
?
Non trovo un record
Prova a cercare con una parola parziale, email, telefono o ragione sociale alternativa. Verifica anche i filtri attivi nella vista elenco.
?
Il PDF non mostra un dato
Controlla che il dato sia presente e salvato nel record di origine. Se il problema persiste, segnala il template utilizzato e il record interessato.
?
Non vedo un modulo
La visibilità dipende dai permessi utente. Contatta l’amministratore Orbix CRM della tua azienda.
11. Glossario
Termini e definizioni
Un riepilogo dei termini più utilizzati nel manuale e nella piattaforma.
Record
Singola scheda presente in un modulo, ad esempio un’azienda, un contatto o un’opportunità.
Modulo
Area funzionale che raccoglie record dello stesso tipo.
Pipeline
Sequenza delle fasi commerciali attraversate da un’opportunità.
Template
Modello predefinito usato per generare email o documenti PDF.
Lead
Contatto o richiesta commerciale non ancora qualificata.
Workflow
Regola automatica che esegue azioni al verificarsi di determinate condizioni.
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