1. Natura e valore del documento
Il presente Accordo sul Trattamento dei Dati, di seguito anche “DPA”, disciplina i trattamenti di dati personali effettuati da Visilia S.r.l.s., P.IVA 02965570811, nell’ambito dell’erogazione del servizio digitale Idro.
Il presente DPA integra i Termini e Condizioni del servizio, i preventivi di attivazione, le proposte commerciali, gli ordini di servizio e ogni eventuale accordo sottoscritto tra Visilia e il Cliente.
Il pagamento del canone, l’attivazione dell’utenza, l’accesso alla piattaforma o l’utilizzo del servizio comportano accettazione del presente DPA, salvo diverso accordo scritto tra le parti.
2. Ruoli delle parti
Nei rapporti in cui il Cliente utilizza Idro per gestire dati relativi a condomìni, unità immobiliari, proprietari, inquilini, residenti, contatori, letture, consumi, bollette e riparti, il Cliente opera quale Titolare del trattamento.
Visilia opera quale Responsabile del trattamento, limitatamente alle attività tecniche e organizzative necessarie a erogare, mantenere, aggiornare, proteggere e assistere la piattaforma Idro.
Visilia non determina autonomamente finalità e mezzi essenziali dei trattamenti effettuati dal Cliente tramite Idro. Tali decisioni restano di competenza del Cliente.
3. Oggetto, durata e finalità del trattamento
Il trattamento ha ad oggetto i dati personali caricati, gestiti, generati o consultati tramite Idro per finalità connesse alla gestione dei consumi idrici condominiali, delle letture, delle bollette, dei riparti, della reportistica, delle comunicazioni operative e dell’assistenza tecnica.
Il trattamento ha durata pari alla durata del rapporto di servizio tra Visilia e il Cliente, fatti salvi i termini di esportazione, cancellazione, conservazione tecnica nei backup, obblighi di legge, esigenze di sicurezza e tutela dei diritti.
Visilia tratta i dati personali esclusivamente per erogare il servizio Idro, assicurare manutenzione, sicurezza, continuità operativa, supporto tecnico e adempimenti strettamente connessi.
4. Trattamento su istruzione documentata
Visilia tratta i dati personali esclusivamente secondo le istruzioni documentate del Cliente, costituite da:
- configurazioni e operazioni effettuate dal Cliente nella piattaforma;
- richieste di assistenza trasmesse dal Cliente;
- preventivi, ordini, contratti o accordi sottoscritti;
- Termini e Condizioni del servizio Idro;
- presente DPA.
Qualora Visilia ritenga che un’istruzione violi la normativa applicabile in materia di protezione dei dati, ne informerà il Cliente nei limiti consentiti dalla legge e senza assumere obblighi di consulenza legale o privacy.
5. Categorie di dati personali trattati
Le categorie di dati personali trattati tramite Idro possono includere, a titolo esemplificativo:
- dati anagrafici e identificativi;
- dati di contatto;
- dati relativi a condomìni e unità immobiliari;
- dati relativi a proprietari, inquilini, occupanti e residenti;
- dati relativi a contatori, letture e consumi idrici;
- dati relativi a bollette, importi, quote, riparti e documenti contabili-operativi;
- documenti PDF e report generati dalla piattaforma;
- log applicativi e dati tecnici di accesso;
- dati necessari all’assistenza tecnica e alla gestione del servizio.
Il Cliente si impegna a non caricare nella piattaforma categorie particolari di dati personali, dati giudiziari o dati non pertinenti rispetto alle finalità del servizio, salvo che ciò sia strettamente necessario, lecito e coperto da idonea base giuridica sotto la responsabilità del Cliente.
6. Categorie di interessati
Le categorie di interessati possono includere:
- amministratori di condominio;
- collaboratori e utenti abilitati dal Cliente;
- proprietari;
- inquilini;
- residenti o occupanti delle unità immobiliari;
- referenti tecnici, amministrativi o contabili;
- soggetti coinvolti nella gestione dei consumi e dei riparti idrici.
7. Misure tecniche e organizzative
Visilia adotta misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio e alla natura del servizio, tenendo conto dello stato della tecnica, dei costi di attuazione, della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento.
Le misure possono includere:
- autenticazione tramite credenziali personali;
- profili, ruoli e permessi applicativi;
- separazione logica degli ambienti e dei dati dei clienti;
- controlli di accesso al sistema;
- tracciamento di operazioni tecniche rilevanti;
- backup tecnici periodici;
- manutenzione correttiva e aggiornamenti applicativi;
- misure di protezione dell’infrastruttura cloud;
- procedure di ripristino in caso di anomalie tecniche;
- limitazione degli accessi interni ai soggetti autorizzati.
Il Cliente riconosce che nessuna misura tecnica può garantire sicurezza assoluta e che la sicurezza complessiva dipende anche dal corretto utilizzo della piattaforma, dalla protezione delle credenziali e dalle configurazioni adottate dal Cliente.
8. Persone autorizzate al trattamento
Visilia assicura che le persone autorizzate a trattare dati personali nell’ambito del servizio siano istruite e vincolate ad obblighi di riservatezza o comunque soggette ad adeguati obblighi legali di riservatezza.
Gli accessi ai dati da parte di Visilia avvengono nei limiti necessari per assistenza, manutenzione, sicurezza, verifica tecnica, ripristino del servizio o gestione di richieste documentate del Cliente.
9. Sub-responsabili e fornitori tecnici
Il Cliente autorizza sin d’ora Visilia ad avvalersi di sub-responsabili e fornitori tecnici per attività necessarie all’erogazione del servizio, quali hosting, infrastruttura cloud, email, sicurezza, manutenzione, backup, monitoraggio, assistenza tecnica e servizi connessi.
I sub-responsabili sono coinvolti nei limiti necessari alla fornitura del servizio e, quando richiesto dalla normativa, sono vincolati da obblighi adeguati in materia di protezione dei dati personali.
Visilia potrà sostituire o integrare i fornitori tecnici utilizzati per ragioni organizzative, tecniche, economiche, di sicurezza o di continuità del servizio.
Il Cliente potrà richiedere informazioni sui principali sub-responsabili utilizzati, nei limiti di quanto ragionevolmente necessario e compatibile con esigenze di sicurezza, riservatezza e continuità operativa.
10. Trasferimenti di dati
Visilia si impegna a non trasferire dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo, salvo che ciò sia necessario per l’erogazione del servizio, previsto dai fornitori tecnici utilizzati o consentito dalla normativa applicabile.
In caso di trasferimenti verso Paesi terzi, Visilia adotterà o farà adottare, ove richiesto, garanzie adeguate ai sensi della normativa applicabile, quali decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altri strumenti previsti dalla disciplina vigente.
11. Supporto al Titolare
Nei limiti della natura del servizio e delle informazioni disponibili, Visilia collabora ragionevolmente con il Cliente per consentirgli di adempiere ai propri obblighi in materia di protezione dei dati personali.
Il supporto può riguardare, ove applicabile:
- richieste degli interessati;
- incidenti di sicurezza;
- informazioni tecniche sulle misure adottate;
- esportazione dei dati;
- cancellazione o restituzione dei dati alla cessazione del servizio.
Restano esclusi, salvo diverso accordo scritto, servizi di consulenza privacy, redazione informative, valutazioni DPIA, tenuta registri, assistenza legale o gestione diretta dei rapporti con interessati e autorità.
12. Violazioni dei dati personali
In caso di violazione dei dati personali che riguardi dati trattati tramite Idro e di cui Visilia venga a conoscenza, Visilia informerà il Cliente senza ingiustificato ritardo, fornendo le informazioni disponibili e ragionevolmente utili in relazione alla natura dell’evento.
Il Cliente resta responsabile della valutazione dell’eventuale notifica all’autorità di controllo e della comunicazione agli interessati, salvo obblighi direttamente applicabili a Visilia.
Le comunicazioni di sicurezza potranno essere effettuate tramite i recapiti forniti dal Cliente o tramite canali tecnici ritenuti idonei da Visilia.
13. Informazioni, verifiche e audit
Visilia rende disponibili al Cliente, su richiesta ragionevole, le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi previsti dal presente DPA, nei limiti della natura del servizio, della riservatezza, della sicurezza della piattaforma e dei diritti di terzi.
Eventuali verifiche o audit dovranno essere concordati preventivamente, limitati all’ambito strettamente necessario, svolti senza pregiudicare sicurezza, continuità operativa e riservatezza degli altri clienti, e potranno essere subordinati al rimborso dei costi ragionevoli sostenuti da Visilia.
Non è consentito al Cliente accedere direttamente a sistemi, infrastrutture, codice sorgente, ambienti server, dati di altri clienti o informazioni riservate di Visilia o dei suoi fornitori.
14. Backup, conservazione tecnica e log
Visilia può conservare dati, log applicativi, copie tecniche e backup per finalità di sicurezza, continuità operativa, assistenza, tracciamento tecnico, prevenzione abusi, ripristino del servizio e tutela dei propri diritti.
I backup hanno finalità tecnica e non costituiscono servizio di conservazione documentale, conservazione sostitutiva, archiviazione legale o deposito documentale a favore del Cliente.
Il Cliente resta responsabile della conservazione dei documenti rilevanti ai fini amministrativi, contabili, fiscali, condominiali o probatori.
15. Fine del rapporto, restituzione ed eliminazione dati
Alla cessazione del servizio, il Cliente può richiedere l’esportazione dei propri dati entro 60 giorni.
Decorso il termine di 90 giorni dalla cessazione, Visilia potrà procedere alla cancellazione definitiva dei dati, salvo obblighi di legge, esigenze di sicurezza, tutela giudiziaria, adempimenti fiscali o conservazioni tecniche temporanee nei backup.
Le copie tecniche presenti nei backup potranno essere eliminate secondo i normali cicli di sovrascrittura e retention dell’infrastruttura, senza obbligo di cancellazione selettiva immediata, salvo quanto inderogabilmente previsto dalla legge.
16. Responsabilità del Cliente e limiti operativi di Visilia
Il Cliente resta responsabile:
- della liceità dei dati caricati;
- della corretta individuazione delle basi giuridiche;
- della predisposizione delle informative agli interessati;
- della gestione dei diritti degli interessati;
- della scelta dei dati da inserire nella piattaforma;
- della correttezza delle autorizzazioni concesse ai propri utenti;
- della verifica dei risultati, dei riparti e dei documenti prodotti tramite Idro.
Visilia non risponde di trattamenti illeciti derivanti da dati caricati dal Cliente, istruzioni errate, uso improprio della piattaforma, mancata informativa agli interessati, carenza di base giuridica o configurazioni effettuate dal Cliente.
Nei limiti consentiti dalla legge, l’eventuale responsabilità complessiva di Visilia resta soggetta ai limiti previsti dai Termini e Condizioni del servizio e dagli accordi commerciali applicabili.
17. Prevalenza degli accordi specifici e aggiornamenti
In caso di contrasto tra il presente DPA e accordi specifici sottoscritti tra le parti, prevalgono il contratto, il preventivo accettato, l’ordine di servizio, la nomina a responsabile del trattamento o il DPA specifico sottoscritto.
Visilia potrà aggiornare il presente DPA per esigenze normative, tecniche, organizzative o di sicurezza. La versione applicabile sarà quella pubblicata al momento dell’attivazione del servizio, del pagamento, dell’accesso alla piattaforma o dell’accettazione in piattaforma, salvo diverse condizioni scritte.